Télécharger le formulaire de demande de dossier médical

Télécharger la liste des pièces à joindre à la demande de dossier médical

Informatique et liberté

Le centre hospitalier dispose d'un système informatique destiné à faciliter la gestion de votre dossier et à permettre votre meilleure prise en charge.
Les informations recueillies lors de votre consultation ou de votre hospitalisation feront l'objet, sauf opposition justifiée de votre part, d'un enregistrement informatique et permettront, entre professionnels de santé participant à votre prise en charge, l'échange sécurisé de données de santé nécessaire à la continuité des soins ou à la détermination de la meilleure prise en charge sanitaire possible.
Ces informations sont réservées à l'équipe médicale qui vous suit ainsi que pour les données administratives au service de facturation.
 
La constitution du fichier informatique se fait dans les conditions fixées par la loi n° 7817 du 6 janvier 1978, modifiée par les lois du 4 mars 2002 relative aux droits des malades et du 6 août 2004 n° 2004-801.

Ces données médicales peuvent aussi faire l’objet de traitements de statistiques à des fins de recherche médicale ou d’évaluation sauf si vous vous y opposez. Ces traitements respectent les règles de confidentialité et ont obtenu l’autorisation de la CNIL.

 

Contenu du dossier médical

Le dossier médical est un dossier dans lequel les différents professionnels qui vous suivent à l’hôpital, en particulier le médecin, vont ranger les documents qui vous concernent. Ses principaux éléments sont :

• le document médical indiquant le ou les motifs d’hospitalisation
• le compte rendu d’hospitalisation précisant le diagnostic de sortie et comprenant notamment ;
• les conclusions des principaux examens cliniques pratiqués ;
• les comptes rendus des explorations para-cliniques et des examens complémentaires significatifs ;
• les indications et précautions pour le suivi ;
• le ou les comptes rendus opératoires ou d’accouchement ;
• les documents relatifs à l’anesthésie ;
• les prescriptions thérapeutiques et les ordonnances, y compris celles de sortie
• les pièces faisant mention des actes transfusionnels
• la fiche de liaison des soins infirmiers
• selon le cas, les autres pièces significatives (clichés d’imagerie, etc.).

 

Règles d’archivage

Délai de conservation des informations médicales

• Patient adulte : la durée de conservation du dossier médical est de vingt ans à compter du dernier passage du patient dans l’établissement (y compris en consultation externe).
• Patient mineur : le délai est prorogé jusqu'au vingt-huitième anniversaire du patient dans le cas où la conservation prendrait fin avant cette date   
• Patient décédé (adulte ou mineur) : la durée de conservation est de dix ans à compter du décès si le patient décède moins de dix ans après son dernier passage.

En cas de recours gracieux ou de contentieux : les délais d'archivage sont suspendus.

A l’issue de ces délais, les dossiers pourront être détruits.

 

Accès au dossier médical

Conformément à la loi du 4 mars 2002 relative aux droits des malades, vous disposez du droit d’accès aux informations de santé contenues dans votre dossier.

Modalités d’accés 

Consultation sur place

• Consultation sur place
• Consultation avec remise de copie

 

Communication du dossier

• Par envoi en recommandé avec accusé de réception :
  • • à votre domicile
    • au médecin de votre choix
• Par retrait auprès du service des archives médicales

 

Facturation :

Les photocopies des pièces du dossier vous seront facturées.
Si vous optez pour l’envoi par courrier, les frais du recommandé avec accusé de réception vous seront également facturés.

 

Délai de communication des informations

Les pièces de votre dossier vous seront transmises, conformément à la Loi, à la réception de votre demande, si elle est jugée complète.

• Le dossier doit être communiqué dans un délai de 8 jours pour les dossiers de moins de 5 ans dans un délai de 2 mois pour ceux supérieurs à 5 ans

La demande d’accès à l’information est formulée par :

• le patient (cas général)
• l’ayant droit en cas de décès
• le détenteur de l’autorité parentale pour le mineur
• le tuteur pour le majeur sous tutelle.

 

• Le patient décédé

Conformément à l’article L1110-4 du code de la santé publique, le droit d’accès est exercé par les ayants droit, exclusivement dans certaines limites, sauf volonté contraire exprimée par la personne avant son décès.

L’ayant droit doit motiver sa demande en spécifiant son motif (motifs prévus par la loi) :

• connaître les causes de la mort
• défendre la mémoire du défunt
• faire valoir ses droits

La communication des pièces portera exclusivement sur les informations répondant aux motifs de la demande.

Il appartient au directeur du Centre Hospitalier de Bigorre de donner suite à votre demande et de motiver l’éventuel rejet.

• Les ayants droit de la personne décédée

L’ayant droit d’un patient décédé est la personne qui a un lien juridique prouvé avec le défunt.
Ce lien juridique peut être établi par des actes d’état civil (livret de famille, acte de naissance, acte d’état civil, acte de mariage, acte de notoriété, contrat d’assurance vie, contrat particulier, certificat d’hérédité, acte notarié…).

La notion d’ayant droit englobe tous les successeurs légaux de la personne décédée (arrêté du 3 janvier 2007, JO du 16 janvier 2007).

Les principaux ayants droit sont :

• le conjoint survivant ;
• les héritiers du défunt (ascendant, descendant) ; 
• les légataires (ceux qui succèdent au défunt par l’effet d’un testament).

 

• Le mineur

Le droit d’accès à l’ensemble des informations concernant la santé du mineur est exercé par le(s) titulaire(s) de l’autorité parentale.

Toutefois ce droit est exercé sous réserve

• que le mineur demande l'accès aux informations par l’intermédiaire d’un médecin
• de l’opposition du mineur qui souhaite garder le secret sur un traitement ou une intervention imposée pour sauvegarder sa santé.

Le médecin a alors deux obligations :

• il doit mentionner par écrit l’opposition du mineur ;
• il doit en même temps s’efforcer d’obtenir le consentement du mineur à la communication de son dossier. Mais le maintien du refus doit être respecté et empêche la communication.

 

• Le majeur protégé

Le droit d’accès à l’ensemble des informations concernant la santé du majeur est exercé par le tuteur.
Dans les autres cas de protection (curatelle ou sauvegarde de justice), la personne majeure protégée peut effectuer elle-même la demande de communication du dossier médical.

Procédure de demande d’acces au dossier medical

La demande écrite de consultation ou de communication du dossier médical doit être accompagnée des pièces justificatives suivantes :

• Pour le patient : copie d’une pièce d’identité (carte d’identité, passeport…) et d’un justificatif de domicile
• Pour le titulaire de l’autorité parentale : copie d’une pièce d’identité et du livret de famille ou copie intégrale de l’extrait d’acte de naissance de l’enfant d’un justificatif de domicile
• Pour le tuteur : copie d’une pièce d’identité et copie de l’ordonnance du Juge des tutelles d’un justificatif de domicile
• Pour les ayants droit : copie d’une pièce d’identité et copie d’un document justifiant de leur qualité d’ayant droit (livret de famille, certificat d’hérédité…) d’un justificatif de domicile

La demande complète et précise, accompagnée des pièces justificatives doit être adressée au directeur de l’établissement :

Monsieur le Directeur du Centre Hospitalier de Bigorre
Boulevard de Lattre de Tassigny
BP1330
65013 Tarbes cedex 9